Hoe overleef ik een flexplek?
5 juli 2014
Gepubliceerd in Het Financieele Dagblad
Onrustige ruimten, verkeerde lichtval en onhandige bureaus: een flexkantoor kan irritatie geven. ‘Leer omgaan met de onderbrekingen, dat voorkomt veel stress.’
‘Als ik scripties nakijk, kan ik beweringen niet meer toetsen omdat mijn boeken, documenten en aantekeningen tegenwoordig thuisliggen,’ stelt hoogleraar filosofie van wetenschap en technologie Hans Radder van de Vrije Universiteit Amsterdam.’ De ‘clean desk policy’ laat niet toe dat ik mijn spullen kan laten liggen voor de volgende dag,’ moppert collega- promovenda Bertie Kaal van de Letterenfaculteit. ‘Dus moet ik weer sjouwen.’
Bellende collega’s, onrustige ruimtes, verkeerde lichtval en onhandige bureaus: het loslaten van de vaste werkplek vraagt veel van werknemers. ‘Het Nieuwe Werken (thuiswerken, werkplek delen en flexibele uren) is bedoeld om vakmensen meer autonomie te geven en hun productiviteit te verhogen,’ verzucht voorzitter Roos Wouters van de Stichting Het Nieuwe Werken Werkt. ‘Bij de platgeslagen versie ervan worden werknemers met hun laptop van de ene naar de andere plek gestuurd.’
Kostenbesparing
Sommige tegenstanders putten hoop uit uitspraken van multinationals en trendwatchers dat het Nieuwe Werken op zijn retour is, maar in Nederland lijkt daarvan geen sprake. Al 80% van de grote bedrijven hanteert flexplekken, vertelt directeur Ester Braat van trainingsbureau Office Rescue. Zij scherpen hun beleid zelfs aan. De helft van de kleine bedrijven volgt deze trend. En recentelijk schrapten ook veel organisaties in de (semi)overheid op grote schaal bureaus om kosten te besparen. Het aantal werknemers dat regelmatig thuiswerkt stijgt snel van 15,2% in 2010 naar 26.9% in 2012, aldus een onderzoek van TNO.
Bij ieder bezoek op kantoor moeten werknemers hun stoel en bureau op de juiste stand zetten,’ zegt een medewerker van een grote Gemeente. ‘Dat is onhandig, omdat ik last heb van mijn rug. En door het vele glas is direct zichtbaar met wie ik spreek. Dat is wel eens ongemakkelijk.’
Door wisselende werktijden, gesloten afdelingen en andere werklocaties lopen werknemers elkaar bovendien sneller mis. ‘Als promovenda rest mij een plek aan een grote tafel in een onrustige ruimte,’ zegt Kaal. ‘Glazen hokjes zijn toegewezen of toegeëigend door de vaste medewerkers en tijdelijke docenten. Er heerst soms een gênante stilte om elkaar te ontzien.’
Kinderziekten
Zelf kunnen werknemers moeilijk een manier vinden om de kinderziekten van het flexwerken op te lossen. De inrichting van de werkplek ligt immers vast. ‘Acceptatie is onvermijdelijk,’ zegt Braat. ‘Wees flexibel, laat de vaste werkplek achter.’ Werknemers moeten volgens haar leren omgaan met de onderbrekingen, dat scheelt een hoop stress. ‘Staat een collega aan je bureau? Noteer zijn of haar verzoek en stop het in een mapje. Orden de aantekeningen op de mate van belangrijkheid en bepaal of het verzoek kan wachten. Vertrouw op je herinneringssysteem en werk de verzoeken later in één keer weg.’
Voordelen
Wie de flexplek een kans geeft, kan na verloop van tijd de voordelen zien. ‘Het is leuk om vaker tegenover iemand anders te zitten,’ zegt een medewerker van de Nationale Politie. ‘De flexruimten zijn mooi, open en licht,’ zegt Directeur Dienstverlening Walter Huith van de Gemeente Gouda, betrokken bij de inrichting van het nieuwe stadhuis. ‘Het is gezelliger dat je meer mensen tegenkomt en die even kunt aanspreken.’
Ondanks de kinderziekten valt flexwerken heus te leren, benadrukken de experts. Door handvatten aan te reiken die echt helpen en bijdragen aan het werkplezier. ‘Flexwerkers zitten vaak in een bepaalde ruimte,’ zegt professor Peter Vink van de TU Delft die als teammanager bij TNO een afdeling begeleidde tot flexomgeving. ‘Ze kunnen beter kiezen voor een ruimte die het beste bij hun taak past. Dat kan thuis zijn of op kantoor.’
Stap op de projectleider af om problemen door te nemen en oplossingen te zoeken, adviseert programmamanager Flexwerken Jannie Roos van ICT-bedrijf Oracle, waar na de verhuizing 650 flexibele werkplekken zijn ingericht voor 1050 medewerkers. ‘Een werknemer wilde vanwege de drukte thuiswerken. Het bleek dat hij offertes in de overlegruimte zat te maken, terwijl dat beter kan op een concentratieplek.’
Maak afspraken over het gebruik van de ruimten, adviseert Huith. ‘Een medewerker van de Gemeente Gouda had moeite om zich te concentreren. Hij mag nu op de kamer van de wethouder zitten.’ Werknemers hoeven niet per se elke dag op een andere plek te zitten, sust Marco Simmers van verzekeraar Achmea. ‘Zolang iemand het bureau maar niet claimt.’
Drie gouden tips:
Professor Peter Vink van de TU Delft: ‘Werk de mail bij, zoeken dingen uit op internet en stel vragen aan collega’s als het druk is. Kies voor een stille plek als je geconcentreerd wilt werken.’
Directeur Ester Braath van trainingsbureau Office Rescue: ‘Start de dag met je eigen agenda, kijk niet in je mail. Handel onderbrekingen direct af of parkeer ze. Spreek met je collega’s af hoe en wanneer je elkaar onderbreekt. Zet je eigen telefoon ook eens uit.’
Directeur Dienstverlening Walter Huith van de Gemeente Gouda: ‘Plan vergaderingen gespreid en log na een uur afwezigheid uit. Kijk hoe druk het is op whiteboards, computers of een tv-scherm.’
Door Jessica de Jong